Terms and Conditions (T&Cs) of Shotlight GmbH– Media, Photography & Videography Services
1. Scope of Application
These Terms and Conditions (T&Cs) apply to all contracts between Shotlight GmbH (hereinafter referred to as „Provider“) and the Client for the provision of photography, videography, editing, media production, and related services. Differing terms of the Client shall not apply unless explicitly agreed to in writing.
2. Scope of Services
1. The Provider offers services in photography, videography, post-production (photo and video editing), and content creation.
2. Details regarding the scope, type, location, and delivery of services are outlined in the individual offer or contract.
3. The Provider is entitled to engage subcontractors or freelancers to fulfill the agreed services.
3. Copyrights and Usage Rights
1. All work created by the Provider (photos, videos, raw files, edited material, etc.) is subject to copyright law under German Copyright Act (UrhG).
2. Upon full payment, the Client receives a non-exclusive, non-transferable right to use the material for the agreed purpose. Any further use (duplication, resale, commercial licensing) requires prior written permission from the Provider.
3. The Provider reserves the right to use images and videos for self-promotion (portfolio, website, social media, competitions). The Client may object to this in writing.
4. Data Protection & Privacy (GDPR Compliant)
1. The Provider processes personal data in compliance with the General Data Protection Regulation (GDPR), the German Federal Data Protection Act (BDSG), and other relevant legislation.
2. The following personal data may be processed: names, addresses, contact information, photo and video content, and any data necessary for contract execution.
3. Data is used solely for contractual performance, invoicing, communication, and (if consented to) promotional purposes. No data is shared with third parties except where necessary for performance or required by law.
4. Photo and video recordings may contain personal data. The Client is responsible for ensuring that all depicted individuals are informed and have consented to the creation and use of their image as per Articles 6 and 7 GDPR.
5. The Provider will supply consent templates on request.
6. Data subjects (Client and depicted individuals) have the right to access, rectification, deletion, restriction of processing, data portability, and the right to object or lodge a complaint with a supervisory authority in accordance with Articles 12-23 GDPR.
7. For detailed information, please refer to our separate Privacy Notice.
5. Compensation and Payment Terms
1. Prices are as specified in the offer or contract and are subject to applicable VAT.
2. Unless otherwise agreed in writing, payments are due with 50% non-refundable downpayment and 50% upon receipt of material.
3. Until full payment is received, all rights of use remain with the Provider.=
6. Liability and Warranty
1. The Service Provider shall only be liable for damages caused intentionally or by gross negligence. Liability for slight negligence is limited to the breach of essential contractual obligations (cardinal obligations), the fulfillment of which enables proper contract execution. In such cases, liability is limited to foreseeable and typical damages. Liability for loss of profits or indirect damages is excluded. Liability for injury to life, body, or health remains unaffected.
2. The Provider is not liable for loss or damage of materials if caused by technical failure, force majeure, or the actions of third parties.
3. The Provider assumes no liability for print quality, color variations, or production errors caused by third-party print laboratories or online platforms used at the Client’s request or by the Client directly.
4. The Client is responsible for backups of delivered digital files.
7. Cancellations and Withdrawal
1. Cancellations up to 30 days before the agreed date are free of charge. After this, 50% of the agreed fee is payable; for cancellations within 48 hours, 100% of the fee is payable.
2. In the event of force majeure (e.g., illness, accidents, or other unavoidable events), the Provider may withdraw from the contract. Any payments already made will be refunded minus the non-refundable amount.
8. Client’s Duties and Cooperation
1. The Client is obliged to provide all necessary information, materials, and access to locations required for performing the services on time.
2. The Client is responsible for obtaining any permissions or permits for use of their goods (e.g., export licenses, exceptions etc), unless explicitly agreed otherwise.
3. Due to the authentic nature of the production, the Provider cannot guarantee the integrity of the products. The Provider is not liable for any loss or damage to the products before, during, or after production unless the damage was caused intentionally or by gross negligence.
4. The Client is fully responsible for all shipping, insurance, import, and export costs to and from the production location unless otherwise agreed in writing.
5. The Client is responsible for organizing and executing the return of their products after the photoshoot unless it has been expressly agreed in writing that the products will become the property of the Provider as compensation. For any products left with the Provider for more than three (3) months, the Client agrees to waive ownership, and the products shall become the property of the Provider.
The Provider is not liable for any equipment or products left unclaimed for more than three (3) months.
9. International Usage and Distribution
1. If the Client intends to use the images, videos, or produced content internationally, this must be communicated in advance. The Provider can offer licensing that covers international usage rights.
2. Distribution of content via third-party platforms (YouTube, social media, streaming services) is permitted within the usage rights granted but must comply with the platforms‘ terms and applicable copyright laws.
10. Governing Law and Jurisdiction
1. German law applies, excluding the UN Convention on Contracts for the International Sale of Goods (CISG).
2. Place of jurisdiction is Local Court of Cologne, Germany.
3. Should any part of these terms be invalid, the remaining provisions shall remain in full force and effect.
4. In case of any discrepancies or disputes regarding the interpretation of these Terms and Conditions, the English version shall prevail and be legally binding.

Annex: Privacy Notice for Photo and Video Productions (GDPR Information)
According to Articles 12-14 GDPR, the Provider hereby informs:
Purpose of Data Processing:
• Production of photographic and video content, editing, delivery, and promotional use with consent.
Legal Basis:
• Article 6(1)(b) GDPR (contract performance)
• Article 6(1)(a) GDPR (consent for use in advertising/portfolio)
• Article 6(1)(f) GDPR (legitimate interest for archiving and portfolio)
Recipients of Data:
• Internal staff
• Freelancers or subcontractors involved in production
• Print laboratories or online platforms upon the Client’s request
Retention Period:
• Data is stored for the duration of the contract and according to legal retention periods. Raw image and video data may be deleted after delivery unless otherwise agreed.
Your Rights:
• Access, rectification, deletion, restriction of processing, data portability, objection
• Withdrawal of consent at any time with future effect
• Lodge a complaint with the responsible supervisory authority
Contact for Data Protection Matters: info@shotlight.com

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) der Shotlight GmbH – Medien-, Foto- und Videoproduktionsdienstleistungen
1. Geltungsbereich
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge zwischen der Shotlight GmbH (im Folgenden „Anbieter“ genannt) und dem Kunden über die Erbringung von Foto-, Video-, Editing-, Medienproduktions- und damit verbundenen Dienstleistungen. Abweichende Bedingungen des Kunden finden keine Anwendung, es sei denn, sie wurden ausdrücklich schriftlich vereinbart.
2. Leistungsumfang
1. Der Anbieter bietet Dienstleistungen in den Bereichen Fotografie, Videografie, Postproduktion (Foto- und Videobearbeitung) und Content-Erstellung an.
2. Details zum Umfang, zur Art, zum Ort und zur Lieferung der Dienstleistungen sind im jeweiligen Angebot oder Vertrag festgelegt.
3. Der Anbieter ist berechtigt, Subunternehmer oder Freelancer mit der Erbringung der vereinbarten Leistungen zu beauftragen.
3. Urheberrechte und Nutzungsrechte
1. Alle vom Anbieter erstellten Werke (Fotos, Videos, Rohdaten, bearbeitetes Material usw.) unterliegen dem Urheberrecht gemäß dem deutschen Urheberrechtsgesetz (UrhG).
2. Nach vollständiger Zahlung erhält der Kunde ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht zur Nutzung des Materials für den vereinbarten Zweck. Jede weitere Nutzung (Vervielfältigung, Weiterverkauf, kommerzielle Lizenzierung) bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Anbieters.
3. Der Anbieter behält sich das Recht vor, Bilder und Videos zur Eigenwerbung (Portfolio, Website, Social Media, Wettbewerbe) zu verwenden. Der Kunde kann dieser Nutzung schriftlich widersprechen.
4. Datenschutz & Privatsphäre (DSGVO-konform)
1. Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und anderen geltenden gesetzlichen Bestimmungen.
2. Folgende personenbezogene Daten können verarbeitet werden: Namen, Adressen, Kontaktdaten, Foto- und Videoinhalte sowie alle Daten, die zur Vertragserfüllung erforderlich sind.
3. Die Daten werden ausschließlich zur Vertragserfüllung, Rechnungsstellung, Kommunikation und (bei Einwilligung) zu Werbezwecken verwendet. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Vertragserfüllung notwendig oder gesetzlich vorgeschrieben ist.
4. Foto- und Videoaufnahmen können personenbezogene Daten enthalten. Der Kunde ist dafür verantwortlich sicherzustellen, dass alle abgebildeten Personen informiert sind und ihre Einwilligung zur Aufnahme und Verwendung ihres Bildnisses gemäß Artikel 6 und 7 DSGVO erteilt haben.
5. Der Anbieter stellt auf Anfrage Einwilligungsvorlagen zur Verfügung.
6. Betroffene Personen (Kunde und abgebildete Personen) haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie das Recht auf Widerspruch oder Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde gemäß Artikel 12-23 DSGVO.
7. Für detaillierte Informationen verweisen wir auf unsere separate Datenschutzerklärung.
5. Vergütung und Zahlungsbedingungen
1. Die Preise sind im Angebot oder Vertrag festgelegt und verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer.
2. Sofern nicht anders schriftlich vereinbart, sind Zahlungen wie folgt fällig: 50 % als nicht erstattungsfähige Anzahlung und 50 % bei Erhalt des Materials.
3. Bis zur vollständigen Zahlung verbleiben alle Nutzungsrechte beim Anbieter.
6. Haftung und Gewährleistung
1. Der Dienstleister haftet nur für Schäden, die vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht wurden. Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht, ist die Haftung auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Eine Haftung für entgangenen Gewinn oder mittelbare Schäden ist ausgeschlossen. Die Haftung für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit bleibt unberührt.
2. Der Anbieter haftet nicht für Verlust oder Beschädigung von Materialien, wenn diese durch technische Störungen, höhere Gewalt oder das Handeln Dritter verursacht wurden.
3. Der Anbieter übernimmt keine Haftung für Druckqualität, Farbabweichungen oder Produktionsfehler, die durch externe Drucklabore oder Online-Plattformen verursacht wurden, wenn diese auf Wunsch des Kunden oder durch den Kunden direkt beauftragt wurden.
4. Der Kunde ist für die Sicherung der gelieferten digitalen Dateien verantwortlich.
7. Stornierungen und Rücktritt
1. Stornierungen bis zu 30 Tage vor dem vereinbarten Termin sind kostenfrei. Danach sind 50 % der vereinbarten Vergütung fällig; bei Stornierung innerhalb von 48 Stunden sind 100 % der Vergütung fällig.
2. Im Falle höherer Gewalt (z. B. Krankheit, Unfälle oder andere unvermeidbare Ereignisse) kann der Anbieter vom Vertrag zurücktreten. Bereits gezahlte Vergütungen werden abzüglich der nicht erstattungsfähigen Rückzahlung erstattet.
8. Pflichten und Mitwirkung des Kunden
1. Der Kunde ist verpflichtet, alle für die Durchführung der Dienstleistungen erforderlichen Informationen, Materialien und Zugänge zu den Locations rechtzeitig bereitzustellen.
2. Der Kunde ist verantwortlich für die Einholung aller erforderlichen Genehmigungen oder Erlaubnisse (z. B. Drehorte, Persönlichkeitsrechte, Musikrechte), sofern nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde.
3. Aufgrund der authentischen Natur der Produktion kann der Anbieter keine Garantie für die Unversehrtheit der Produkte übernehmen. Der Anbieter haftet nicht für Verlust oder Beschädigung der Produkte vor, während oder nach der Produktion, es sei denn, der Schaden wurde vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht.
4. Der Kunde trägt die volle Verantwortung für alle Versand-, Versicherungs-, Import- und Exportkosten von und zum Produktionsort, sofern nicht schriftlich etwas anderes vereinbart wurde.
5. Der Kunde ist verpflichtet, die Rücksendung seiner Produkte nach dem Fotoshooting zu organisieren und durchzuführen, sofern nicht schriftlich vereinbart wurde, dass die Produkte als Vergütung in das Eigentum des Anbieters übergehen. Für Produkte, die länger als drei (3) Monate beim Anbieter verbleiben, gilt: Der Kunde verzichtet auf sein Eigentum und die Produkte gehen in das Eigentum des Anbieters über.
Der Anbieter haftet nicht für Ausrüstung oder Produkte, die länger als drei (3) Monate nicht abgeholt werden.

9. Internationale Nutzung und Verbreitung
1. Beabsichtigt der Kunde, die Bilder, Videos oder produzierten Inhalte international zu nutzen, ist dies im Voraus mitzuteilen. Der Anbieter kann entsprechende Lizenzen für internationale Nutzungsrechte anbieten.
2. Die Verbreitung von Inhalten über Drittplattformen (YouTube, Social Media, Streaming-Dienste) ist im Rahmen der gewährten Nutzungsrechte zulässig, muss jedoch den Nutzungsbedingungen der Plattformen und den geltenden Urheberrechtsgesetzen entsprechen.
10. Anwendbares Recht und Gerichtsstand
1. Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).
2. Gerichtsstand ist Amtsgericht Köln, Deutschland.
3. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein, bleiben die übrigen Bestimmungen davon unberührt.
4. Im Falle von Unstimmigkeiten oder Streitigkeiten über die Auslegung dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen gilt die englische Version als maßgeblich und rechtlich verbindlich.

Anlage: Datenschutz-Hinweis für Foto- und Videoproduktionen (DSGVO-Information)
Gemäß Artikel 12-14 DSGVO informiert der Anbieter wie folgt:
Zweck der Datenverarbeitung:
• Erstellung von Foto- und Videoinhalten, Bearbeitung, Lieferung und Nutzung zu Werbezwecken mit Einwilligung.
Rechtsgrundlagen:
• Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
• Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung für Werbung/Portfolio)
• Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse für Archivierung und Portfolio)
Empfänger der Daten:
• Internes Personal
• Freelancer oder Subunternehmer, die an der Produktion beteiligt sind
• Druckdienstleister oder Online-Plattformen auf Wunsch des Kunden
Speicherdauer:
• Speicherung erfolgt für die Dauer des Vertrags und entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Rohdaten können nach Lieferung gelöscht werden, sofern nicht anders vereinbart.
Ihre Rechte:
• Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch
• Widerruf der Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft möglich
• Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde
Ansprechpartner für Datenschutzanfragen: info@shotlight.com